Adminisztratív folyamatok lean fejlesztése

Adminisztráció

Lean fejlesztések tervezése során ritkán gondolnak az adminisztratív folyamatok fejlesztésére: a tervezés elsősorban a termelési, logisztikai folyamatok javítására koncentrál. A lean módszertan eredetileg valóban ezeket a területeket célozta, hiszen a vevő szempontjából a valódi értékteremtés itt történik.

„hiszen veszteségek mindenhol vannak”

admin_s

Fontos különbség, hogy a folyamatok tárgya általában nem egy termék, hanem valamilyen adat, nyomtatvány, fájl vagy esetleg maga a szolgáltatást igénybe vevő ember (pl.: az egészségügyben).
Ebben a megközelítésben az adminisztratív folyamatok két fő csoportra oszthatóak:

  • az adminisztráció támogató jelleggel, a háttérben működik (termelő, logisztikai vállalatok)
  • az adminisztratív folyamat a fő tevékenység, a „termék” maga a szolgáltatás (banki szektor, hitelintézetek, hivatalok, szolgáltató és kereskedelmi vállalatok, ügyfélszolgálatok) 
MP900399464_s

Mindkét típusú folyamatra alkalmazható a folyamattérkép (VSM) és folyamatelemzés (VSA), amely segítségével felderíthetjük az adott folyamatban rejlő veszteségeket. Ezek a veszteségek azonban egy kicsit eltérőek lehetnek, mint termelésben, de itt is beazonosíthatóak a hét veszteség megjelenési formái:

  • Selejt – hibák, tévedés, pontatlanság
  • Készlet – papírok, irodaszerek, eszközök
  • Túltermelés – dupla munka, halmozás, felesleges példányok, nyomtatványok
  • Mozgás – mozgás
  • Szállítás – kézbesítés, szállítás
  • Várakozás – késedelem, keresés, várakozás
  • Felesleges műveletek – jóváhagyások, információk

A lean irodai alkalmazásának szükségessége:

  • Átláthatatlan adminisztratív folyamatok esetén
  • Hosszú átfutási idők esetén
  • Nehéz a termék vagy információ nyomonkövetése
  • Magas „készletek” a folyamatokban
  • Sok az átfedés a munkakörök, tevékenységek és ellenőrzések között
  • Nehézkes, akadozó információáramlás

Elérhető eredmények:

Ido_penz_strat_sÁtfutási idő: - 50–70%
Készletek (számlák, szállítólevelek, szerződések): - 60–80%
Egyértelmű feladatok, ellenőrzési pontok
Húzó rendszer FIFO elv alapján

Adminisztratív folyamatfejlesztés témakörei

  • számlakezelési folyamat 
  • beszerzési folyamat 
  • gyártástervezés
  • anyag és segédanyag rendelés
  • kiválasztási folyamat
  • oktatási folyamatok – igényfelmérés – nyilvántartás – kivitelezés
  • controlling – költségkimutatási rendszer
  • jutalékelosztási rendszer 

Tévhitek, buktatók:

Egy adminisztratív, irodai környezet sokkal érzékenyebb terület, mint a termelés – a folyamatokat korántsem lehet részletesen standardizálni. Egyéb lean eszközök alkalmazásánál is minden esetben nagyon fontos a rugalmasság, az adott folyamat sajátosságaihoz való igazítás, az alapelvek szem előtt tartása – admin folyamatokra ez hatványozottan érvényes! Nem szabad elfelejteni a lean szemlélet alapelvét, hogy az értékteremtő lépéseket a vevő szemszögéből kell meghatározni!

Kapcsolódó Lean eszközök:

Standard Work, 6S, VSA, Cella építés, Pull


Strict Standards: Only variables should be assigned by reference in /home/econ/public_html/modules/mod_lofarticlesslideshow/helper.php on line 292
Különleges projektek
Corvinus Egyetem
Lean Thinking
Felmérés, audit
E-Con Solutions
Folyamatfejlesztő és Tanácsadó Kft.

1119 Budapest, Bornemissza tér 12.
Tel.: +36 1 246-7193
Fax: +36 1 700-2599
Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát.

FAT01FAT02FAT03FAT04
FAT06FAT08FAT08FAT09